Cómo organizar un evento empresarial

Cómo organizar un evento empresarial

Los eventos empresariales son estrategias que han cobrado fuerza en el ámbito corporativo. Ya que, constituyen oportunidades para lograr diferentes objetivos en tu empresa. Todo dependerá del motivo de dicho acontecimiento.

Por ello, en este post te diremos cómo organizar un evento empresarial acorde con las metas del mismo, además te daremos a conocer los diferentes factores que hay que tener en cuenta para que el evento sea todo un éxito.

Existen diferentes motivos por los cuales decidas organizar un evento empresarial, por ello, como primer paso debes tener claro el o los objetivos de dicho evento. Además, corresponde seguir una serie de pasos que lograrán el éxito del acontecimiento. Para ello, te brindamos las etapas de cómo organizar un evento empresarial.

eventos en oficinas

Definir el objetivo del evento empresarial

Antes de hacer cualquier tipo de planificación o marcha debes definir con mucha claridad el objetivo del evento empresarial. Esta definición es el primer paso, ya que, de allí nacerán las directrices de los pasos sucesivos.

Hay diversidad de situaciones o razones por las que sientas motivación a organizar un evento empresarial. Esta motivación también será el punto de partida para que puedas definir el formato. Por ello, debes tener claridad de cómo organizar un evento empresarial acorde al contexto. Entre los objetivos de un evento para tu empresa pueden estar.

  • Promoción de un nuevo producto o servicio.
  • Establecimiento o consolidación de tu marca.
  • Contactar con posibles inversores o socios.
  • Captar nueva clientela o consolidar la ya establecida.
  • Intercambio entre empleados de diferentes sucursales.
  • Consolidación de lazos de unión entre los trabajadores de la empresa.
  • Celebración de un nuevo contrato o éxito alcanzado por la empresa.
  • Entre otros más.

Estos son solo algunos de los motivos para la realización de un evento empresarial. Esto ayudará también a determinar hacia quién o qué tipo de personas será dirigido el acontecimiento.

planificación de eventos

Planificación del evento empresarial

Lo primero que debes hacer es definir el lugar, fecha y hora del evento, ya que, de esto dependerán otras medidas a tomar más adelante. Seguidamente, se determinarán todas las tareas que se realizarán con sus respectivos responsables y tiempos de ejecución.

La planificación debe realizarse teniendo claro cómo organizar un evento empresarial, puesto que, jamás debe tomarse a la ligera. La planificación es un paso que requiere de mucha dedicación y debes tener en cuenta hasta los mínimos detalles.

Aquí también deberás concretar el cronograma, insumos y logística en general que vas a necesitar para el evento, ya sea adquiridos por la organización de manera directa o si vas a contratar alguna otra especializada en eventos.

Cabe destacar, que, al momento de la planificación se debe hacer en conjunto, donde debes involucrar a todo el equipo que trabajará en el acontecimiento. Una vez concretado todo, es recomendable que lo planificado quede en un sitio palpable, esto para que sea visualizado por todos los involucrado en la organización a cualquier hora que sea requerido.

La contratación de azafatas para eventos

La contratación de este tipo de apoyo resulta muy beneficioso, ya que, son profesionales que conocen claramente cómo organizar un evento empresarial, además apoyarán en la atención y desarrollo durante cronograma establecido. Por otra parte la contratación de Azafatas para eventos afianzará la imagen de tu marca o producto.

Definir el presupuesto del evento empresarial

Esta fase puede verse desde dos perspectivas, ya que, hay dos posibilidades. La primera, es contar con un presupuesto previo establecido al cual hay que amoldarse. La segunda, es elaborar un presupuesto posterior a la planificación general, donde ya se tienen definidos los recursos que se van a necesitar.

Pero, en términos generales hay que elaborar un presupuesto acorde a las posibilidades empresariales y que tribute a que se cumplan los objetivos del evento empresarial. Por otro lado, si estás ubicado cómo organizar un evento empresarial nunca puedes visualizar los recursos como un gasto, sino como una inversión. Además, no debes realizar un presupuesto sobre estimado, ya que allí sí incurrirías en gastos innecesarios, pero sí debes contar con una reserva extra para imprevistos.

eventos de hostelería

Difusión del evento empresarial

Uno de los elementos vitales de cómo organizar un evento empresarial exitoso es la difusión efectiva del mismo. Puesto que, debes garantizar por todos los medios disponibles la asistencia de las personas a quienes está dirigido el evento empresarial.

Para una publicidad efectiva, los expertos de cómo organizar un evento empresarial recomiendan valerse de la tecnología, ya que, Internet ofrece herramientas como las Redes Sociales que se han convertido en tendencia en la actualidad. Indiferentemente de cual sea tu público objetivo, el valerte de las redes sociales es la manera más efectiva de comunicación entre la empresa y el público en general. De igual manera, estos medios son valederos en el caso de que los invitados sean exclusivos, puesto que hoy en día, todos poseen una cuenta en Facebook, Instagram, Twitter, entre otros.

Ejecución del evento empresarial

Es la fase donde se pondrá en marcha todo lo previamente planificado. Debes ser bastante estricto y vigilante que se cumpla el cronograma lo más preciso posible, ya que, de no ser así, sería palpable una improvisación y se dejaría una imagen de empresa con falta de organización, indisciplina y desconocimiento de cómo organizar un evento empresarial.

Como en todo evento suelen presentarse inconvenientes de último momento, para ello, es necesario que tengas planes de contingencia que puedan subsanar dichos contratiempos de la manera más discreta posible. Evitando de esta forma, la sensación de un evento improvisado por parte de los asistentes.

Siempre debes dar algún obsequio

Este es un elemento realmente importante, ya que cumple múltiples objetivos. Un regalo empresarial dado en un evento hará sentir a los asistentes muy agradados, este tipo de detalles son altamente valorados, ya que a todos les gustan los regalos.

Los regalos empresariales pueden cumplir múltiples funciones, ya que además de surtir como cortesía para los asistentes del evento, contribuyen como factor publicitario para tu empresa. Por lo general los regalos publicitarios son obsequios de uso diario tales como.

  • Bolígrafos
  • Memorias USB
  • Encendedores
  • Artículos deportivos
  • Pisapapeles
  • Entre otros más

Estos objetos deben ser estampados de manera personalizada con el logo, colores, eslogan, entre otros elementos que afiancen tu marca o producto. Ya que, serán visualizados e incluso usados por otras personas adicionales a las asistentes al evento empresarial, sirviendo así como elemento publicitario. Estos obsequios son considerados indispensables por los expertos que saben cómo organizar un evento empresarial de manera exitosa.

Si quieres saber más sobre regalos empresariales en este enlace.

Evaluación del evento empresarial

En esta fase deberás determinar si se lograron o no los objetivos del evento empresarial. Adicionalmente, debes evaluar conjuntamente con el equipo organizador si se cumplió o no con toda la parte logística y el cronograma establecido. Esto determinará donde se presentaron debilidades para tomar las medidas necesarias y que no se repitan en futuros eventos.

Una de las formas de determinar el impacto que causó el evento es monitorear la reacción de los asistentes en las diferentes redes sociales. Además, de verificar si se alcanzaron las metas planteadas, tales como, aumento de inversionistas, nuevos clientes, espíritu colaborativo entre trabajadores de la empresa, entre otros.

Si necesitas asesoría con respecto a cómo organizar un evento empresarial y otros temas, en Tu Fiesta Mola Mazo te la podemos brindar, además tenemos todo tipo de productos para eventos y fiestas, contacta con nosotros y te atenderemos de inmediato.

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